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办公桌整理技巧,帮助您更有效地工作!

发布时间:2018/6/30 11:54:13    作者:原创

  有时我们的思想非常混乱。在这个时候,可以想到非常熟悉的人的名字,或者想办法处理问题,这是非常恼人的。请注意,不仅是大脑,而且当我们的办公桌或办公桌非常凌乱时,它也会影响生产力。

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  凌乱的桌面可能会导致您不知道文件的放置位置,并且您不知道该从哪里开始。相反,干净的桌面可以一目了然地看到您正在寻找的东西,这自然会提高业务效率。

  及时组织和安排桌面可以让我们用更少的资源做更多事情。

  以下是我们要做的几个问题:

  □我找不到我需要的文件,浪费了我的时间。

  □同时在桌面上至少放置三个文件。

  □不要定期在计算机中组织文档。

  □超过一半的文件涵盖了计算机桌面。

  □我曾经翻过所有的抽屉,因为我不知道文具在哪里。

  □我曾向同事求助,因为找不到材料。

  □下班后我不用打扫桌子。

  如果您选择了上述七个问题中的一半以上(四个或更多),那么您当前的桌面和办公室计算机是非常“关键”的时刻,您需要立即组织它们。

  如果有2~3“是”,虽然现在没有大问题,你仍然需要提醒自己完成的必要性,并定期整理你的桌面。

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  为什么要组织自己的办公桌?为了“运作良好”或“提高工作效率”,整理是必要的选择。

  提高效率意味着在更短的时间内或更少的努力获得更多的结果。高效的工作也可以理解为“高质量的工作”。有些人会说,“哦,整理一下这个小东西,偶尔做一下。你想花很多时间在完成工作吗?那个时候工作更好!”但如果你每天花10分钟寻找东西,那么一个星期约一个小时,一个月大约需要4个小时才能找到。而这些时间的浪费不容小觑。因此,您可以通过组织自己的工作来节省更多时间。

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  在完成之前,您可以将办公室中的“我的空间”分成两部分。一个是由办公座椅代表的物理空间,第二个是由计算机数据形成的虚拟空间。只有安排这两个空间才能更有效地工作。因为这两个空间是需要由我组织和管理的空间。首先,如果您决定整理我的桌面,那么您必须开始对项目进行排序。此时,有必要根据事物的使用频率进行分类。常见的东西最接近它们,不太常见的东西可以放在更远的地方。

  我们可以将桌面空间分为三个部分,“桌面→抽屉→桌面底部”,如下表所示,然后考虑应在每个空间中存储哪些项目。桌面是我们最近的空间,所以放最常见的东西。在桌子的底部是离我们最远的空间,你可以放一些不太常见的东西。

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  如果您的桌子已经整理好,那么我们将开始整理电脑。

  我们必须首先组织计算机的桌面。如果桌面上有很多文档,我们需要先将相同的文档合并到一个文件夹中。例如,“A项目第一次会议报告”,“A项目参与者名单”,“A项目关联公司报告”,“A项目第二次会议报告”,“项目”我们可以制作一个名为“A Project”的文件夹并将所有相关文件放入其中。然后桌面上的五个文档可以组织到一个文件夹中。

  如果桌面已组织,则需要组织文件夹。在安排文件夹时,有必要根据业务的特点来组织它们。

  这时,要注意文件夹的“分支”。这里的“分支”指的是“层次结构”。在“各种项目”文件夹中,需要划分“A项目”、“B项目”、“C项目”和其他三个小文件夹。然后将所需的文档放在各自的小文件夹中。对此类文档和文件夹进行分段可帮助您快速准确地查找文档。

  组织计算机时的另一个重点是组织“旧文档”。许多未使用的旧文档和文件夹会浪费内存,这也是一种浪费。如果您认为某些旧文档更重要,那么我们可以将它们分别存储在USB中进行存储。如果无关紧要,我们需要果断删除这些旧文件。